文：Roger Martin

來源：中歐商業評論（ID：ceibs-cbr）

01

為最重要的事情安排時間

1998年，羅傑·馬ma丁ding開kai始shi了le他ta的de學xue術shu職zhi業ye生sheng涯ya，擔dan任ren羅luo特te曼man管guan理li學xue院yuan的de院yuan長chang一yi職zhi。這zhe是shi他ta的de第di一yi份fen學xue術shu工gong作zuo，他ta對dui這zhe個ge職zhi位wei的de日ri常chang工gong作zuo任ren務wu和he時shi間jian安an排pai充chong滿man了le濃nong厚hou的de好hao奇qi。他ta研yan究jiu了le前qian任ren院yuan長chang如ru何he安an排pai任ren務wu和he分fen配pei時shi間jian。

他發現，前任院長的工作主要包括三個部分：

第一是財務管理
，包括財務規劃
、預算編製、審計和控製
，這是重要但繁瑣的工作；

第二是教職員工的招聘，院長參與其中的所有相關工作，同樣是一個複雜而耗時的過程；

第三是大量的籌款工作，這對於任何管理學院的院長來說都是一個巨大的挑戰。

同時他也意識到，這並不是當前學院最重要的任務。對於當時的羅特曼學院，當務之急是提升學院的聲譽、改變當時被媒體稱為“管理不善學院”的形象。

他認為，提高學院的聲望需要做出全方位的努力：激勵學院的教授，給他們一些可以相信的東西
；修複學院的經濟狀況，以聘用一批世界級的教授
；建立羅特曼學院在知識產權領導力方麵的聲譽，特別是在整合思維和商業設計領域
；建立一種以學生為中心的文化，特別是要有一種文化，能夠讓教授們在研究之外也重視教學。

然(ran)而(er)，一(yi)個(ge)棘(ji)手(shou)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)，如(ru)果(guo)按(an)照(zhao)前(qian)任(ren)院(yuan)長(chang)的(de)時(shi)間(jian)表(biao)，這(zhe)些(xie)最(zui)重(zhong)要(yao)的(de)任(ren)務(wu)將(jiang)沒(mei)有(you)足(zu)夠(gou)的(de)時(shi)間(jian)去(qu)完(wan)成(cheng)。因(yin)此(ci)，他(ta)決(jue)定(ding)減(jian)少(shao)現(xian)有(you)工(gong)作(zuo)的(de)時(shi)間(jian)

，以(yi)便(bian)將(jiang)精(jing)力(li)集(ji)中(zhong)在(zai)更(geng)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)地(di)方(fang)。

據他觀察
，前任院長每周在財務管理、教(jiao)職(zhi)員(yuan)工(gong)招(zhao)聘(pin)和(he)籌(chou)款(kuan)這(zhe)三(san)方(fang)麵(mian)都(dou)各(ge)花(hua)了(le)大(da)約(yue)一(yi)天(tian)的(de)時(shi)間(jian)，而(er)每(mei)周(zhou)剩(sheng)下(xia)的(de)兩(liang)天(tian)則(ze)用(yong)於(yu)其(qi)他(ta)各(ge)種(zhong)各(ge)樣(yang)的(de)工(gong)作(zuo)。馬(ma)丁(ding)教(jiao)授(shou)希(xi)望(wang)把(ba)這(zhe)些(xie)現(xian)有(you)的(de)工(gong)作(zuo)時(shi)間(jian)大(da)幅(fu)壓(ya)縮(suo)。他(ta)開(kai)展(zhan)了(le)一(yi)個(ge)項(xiang)目(mu)，目(mu)標(biao)是(shi)將(jiang)這(zhe)些(xie)工(gong)作(zuo)的(de)年(nian)度(du)計(ji)劃(hua)時(shi)間(jian)減(jian)少(shao)100天
，然後將這100天投入到其他高價值的活動中。

02

用授權與協作節省時間

為了完成100天的時間縮減計劃，羅傑首先將目標對準了財務管理的50天。解決方案是將更多的工作授權給一位財務專家，以減少自己的時間花費。

他對他的首席行政官（CAO）瑪麗·艾倫·約曼斯（Mary Ellen Yeomans）的才華印象深刻。瑪麗·艾倫在多倫多大學有豐富的工作經驗，在1980年以來一直在多倫多大學任職，曾擔任伍茲沃斯學院副校長兼教務長助理

，並在1993年接受了羅特曼管理學院助理院長
、xingzhengheshouxixingzhengguandezhiwei。luojierenweitazaidaxuecaiwufangmianbizijigengyounengli
，xiwangnengchongfenfahuitazaigongzuojiaosezhongdegangganzuoyong。tademubiaoshi
，tongguojiangcaiwugongzuogengduoshouquangeimali·艾倫

，從而將自己的年度財務工作天數減少到每年 5 天——這是一個令瑪麗·艾倫大吃一驚的計劃。

為了實現這個計劃，羅傑在前期進行了大量的時間投入——大約6個月的時間——與瑪麗·艾ai倫lun共gong同tong探tan討tao。他ta提ti出chu了le各ge種zhong關guan於yu羅luo特te曼man的de財cai務wu改gai革ge的de具ju體ti想xiang法fa，包bao括kuo為wei教jiao師shi提ti供gong根gen本ben不bu同tong的de基ji金jin資zi助zhu模mo式shi等deng。通tong過guo這zhe六liu個ge月yue的de努nu力li，他ta成cheng功gong地di找zhao到dao了le一yi套tao可ke行xing的de解jie決jue方fang案an。這zhe個ge過guo渡du期qi的de投tou入ru幫bang助zhu他ta在zai接jie下xia來lai的de14.5年裏擔任院長時，將每年在財務工作上的花費控製在5天之內。

羅傑也用類似的方式節省了自己在教師招聘方麵花費的時間。他選中了學術副院長彼得·保利（Peter Pauly）。zaitakanlai
，bidebujinshiyiweichusedexuezhe
，erqieduinianqingrencaiyouzheminruideyanguang
，zaijiaoshizhaopinfangmianbizijigengyounengli。tamengongtonghezuo
，jidadigaibianlezhaopincelve
，yiquebaowomenchaozhexindefangxiangqianjin。zaibidedebangzhuxia
，tayechenggongjiangzijizaizhaopinhuodongshangdeshijianhuafeijiangdidaomeinianbudao5天的水平。

這zhe一yi係xi列lie的de授shou權quan舉ju措cuo不bu僅jin節jie省sheng了le羅luo傑jie自zi己ji的de時shi間jian，也ye給gei予yu了le兩liang位wei管guan理li者zhe更geng多duo的de成cheng就jiu感gan和he金jin錢qian回hui報bao。他ta們men在zai多duo倫lun多duo大da學xue獲huo得de了le比bi任ren何he同tong等deng職zhi位wei的de管guan理li者zhe都dou更geng大da的de責ze任ren，這zhe給gei了le他ta們men極ji大da的de工gong作zuo滿man意yi度du，同tong時shi還hai能neng獲huo得de比bi以yi前qian更geng高gao的de薪xin水shui。

03

洞察任務本質，

高效運用時間

籌款是改善學院經濟狀況
、吸引優秀師資的重要活動，但對很多院長來說是巨大的挑戰。羅傑看到
，“招聘委員會顯然希望我宣誓效忠花時間籌款的想法
，因為很多院長試圖逃避這個任務”。

他(ta)認(ren)為(wei)
，籌(chou)款(kuan)是(shi)重(zhong)要(yao)的(de)活(huo)動(dong)，值(zhi)得(de)投(tou)入(ru)時(shi)間(jian)，但(dan)時(shi)間(jian)的(de)花(hua)費(fei)必(bi)須(xu)更(geng)有(you)效(xiao)率(lv)。要(yao)有(you)效(xiao)解(jie)決(jue)特(te)定(ding)問(wen)題(ti)
，必(bi)須(xu)將(jiang)時(shi)間(jian)和(he)精(jing)力(li)集(ji)中(zhong)在(zai)產(chan)生(sheng)最(zui)顯(xian)著(zhu)效(xiao)果(guo)的(de)關(guan)鍵(jian)環(huan)節(jie)上(shang)，以(yi)實(shi)現(xian)最(zui)大(da)化(hua)的(de)投(tou)入(ru)產(chan)出(chu)比(bi)。

他開始思考籌款這件事的“竅門”。該(gai)領(ling)域(yu)的(de)傳(chuan)統(tong)方(fang)法(fa)是(shi)列(lie)出(chu)富(fu)有(you)的(de)校(xiao)友(you)名(ming)單(dan)，並(bing)花(hua)大(da)量(liang)時(shi)間(jian)與(yu)他(ta)們(men)會(hui)麵(mian)
，向(xiang)他(ta)們(men)要(yao)錢(qian)。他(ta)認(ren)為(wei)這(zhe)不(bu)是(shi)一(yi)種(zhong)比(bi)較(jiao)有(you)效(xiao)的(de)籌(chou)款(kuan)方(fang)式(shi)，特(te)別(bie)是(shi)對(dui)於(yu)一(yi)所(suo)聲(sheng)譽(yu)不(bu)佳(jia)且(qie)在(zai)與(yu)校(xiao)友(you)保(bao)持(chi)聯(lian)係(xi)方(fang)麵(mian)做(zuo)得(de)很(hen)糟(zao)糕(gao)的(de)學(xue)校(xiao)。他(ta)認(ren)為(wei)改(gai)善(shan)籌(chou)款(kuan)的(de)關(guan)鍵(jian)在(zai)於(yu)，努(nu)力(li)提(ti)高(gao)自(zi)身(shen)的(de)價(jia)值(zhi)，讓(rang)有(you)錢(qian)人(ren)（無論是否校友）以他們喜歡和感覺有價值的方式參與到學院的各種事務和活動中
，並且在適當的時候
，他們會想要“幫助”學院。

zaidanrenyuanchangqijian，luojiexielebabenshu，qizhongbaokuozhenghesiweiheshangyeshejidezhongyaoneirong，haiyoujibaipianwenzhang

，zhexiedoutigaolexueyuandezhishichanquanxingxiang。ciwai，tameinianjiaoshoubushaoyuliangmenkecheng——有時多達七門——以鼓勵其他教授也投入更多時間在教學上。他還每年與每位教授單獨會麵一次
，從開始時的36名全職終身教職教授，到後期的120名全職終身教職教授和50名兼職教授——需要花費每年八個星期的時間。但他仍然覺得這是作為院長期間最有價值的時間投入。

在他的努力下，羅特曼管理學院贏得了多倫多大學150多年曆史上第一個 7 位數和 8位數的主動捐款。在他擔任院長的15年裏，籌集了2.5億美元。他這樣形容自己在籌款上花費的時間：“我有兩個真實的答案。一個是100%
，因為我100%的時間都在努力使學校值得捐贈。另一個是5%，因為我每周隻花幾個小時與富人見麵，向他們要錢。”

羅傑·馬丁以身作則，展示了作為管理者如何通過優化時間管理最大限度地發揮團隊的價值。“‘我實在是太忙了’是一種極為不愉快的感覺。而且，這也是非常低效的。這對你和你周圍的人都不利。確定一個可以讓你不再感到‘太忙'的工作水平，找到基於你自己能力的可以‘嬴’的關鍵點，重新分配你的時間。”

人ren不bu是shi機ji器qi上shang的de齒chi輪lun，可ke以yi運yun用yong的de時shi間jian是shi有you限xian的de。時shi間jian管guan理li不bu僅jin僅jin是shi個ge人ren層ceng麵mian的de技ji能neng
，也ye是shi領ling導dao力li的de表biao現xian。在zai組zu織zhi中zhong的de職zhi位wei越yue高gao，這zhe一yi點dian就jiu越yue重zhong要yao，因yin為wei管guan理li者zhe個ge人ren的de時shi間jian管guan理li失shi敗bai會hui給gei他ta人ren和he組zu織zhi帶dai來lai問wen題ti。對dui時shi間jian深shen思si熟shu慮lv，將jiang有you限xian的de時shi間jian有you效xiao用yong於yu最zui重zhong要yao的de任ren務wu
，是shi創chuang造zao更geng多duo價jia值zhi並bing引yin領ling團tuan隊dui走zou向xiang成cheng功gong的de關guan鍵jian。

參考資料：

1.Being ‘Too Busy’ Means Your Personal Strategy Sucks: https://rogermartin.medium.com/being-too-busy-means-your-personal-strategy-sucks-8f24b9327179

2.Giurge, Laura, Ashley V. Whillans, and Colin West. "Why Time Poverty Matters for Individuals, Organisations, and Nations." Nature Human Behaviour 4, no. 10 (October 2020): 993–1003